Trở thành chuyên gia tin học với cách chuyển Word sang Excel cực đơn giản

1
62

Word và Excel là một trong những kỹ năng tin học văn phòng mà bắt buộc mọi người phải thành thạo trong đời sống hiện nay. Đặc biệt, đối với những bạn sinh viên mới ra trường đi xin việc thì kỹ năng này lại vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, ngày hôm nay mình sẽ chỉ cho bạn một số mẹo nhỏ để chuyển word sang excel vô cùng hữu dụng trong cuộc sống đây. Cùng theo dõi nhé!

Thủ thuật chuyển dữ liệu từ word sang excel

Khi chúng ta muốn sao chép hoặc chuyển bất cứ dữ liệu nào từ word sang excel đều cần phải định dạng lại font chữ, màu sắc và cả những nội dung có trong tài liệu, … Tuy nhiên, vấn đề mà chúng ta thường mắc phải chính là sau khi sao chép từ Word qua Excel thì nội dung sẽ bị thay đổi và font chữ cũng bị lỗi định dạng. Vậy làm cách nào sao chép nội dung chuyển Word sang Excel an toàn mà không bị lỗi?

Cách 1: Thực hiện với các thao tác đơn giản

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy mở file có nội dung cần sao chép sang excel lên và chọn những dữ liệu cần copy.

Sao chép nội dung cần chuyển word sang excel
Sao chép nội dung cần chuyển word sang excel

Bước 2: Tiếp đến bạn mở file excel và chọn vị trí cần hiển thị nội dung rồi chọn Paste. Sau khi paste sẽ có một bảng thông tin hiển thị như hình và bạn chọn Microsoft Word Document Object và nhấn OK.

Paste nội dung trên sheet excel
Paste nội dung trên sheet excel

Chỉ với hai thao tác đơn giản là bạn đã chuyển thành công nội dung từ file Word sang file Excel mà không bị lỗi nội dung rồi đấy. Tại nội dung đã chuyển ở trên file excel bạn có thể chỉnh sửa lại nếu thấy cần thiết.

Cách 2: Thực hiện theo Special hoặc HTML nhằm giữ nguyên định dạng nội dung

Nếu với cách thực hiện tương đối đơn giản đầu tiên bạn phải tốn công định dạng và chỉnh sửa nội dung lại một lần nữa thì ở cách thứ 2 điều này không còn xảy ra. Cách dán Special và HTML sẽ giúp bạn giữ nguyên định dạng nội dung chuyển Word sang Excel một cách chuyên nghiệp nhất.

Bước 1: Tương tự, bạn cần phải mở file word và lựa chọn vùng dữ liệu mà mình cần chuyển sang file excel. Sau đó chọn copy dữ liệu.

Bước 2: Tại trang tính file excel bạn chọn paste special hoặc HTML để nội dung được giữ nguyên định dạng như bên file word.

Chọn Paste Special hoặc HTML để giữ nguyên định dạng
Chọn Paste Special hoặc HTML để giữ nguyên định dạng

Kết quả cuối cùng mà chúng ta nhận được là một bản nội dung hoàn chỉnh được bê y nguyên từ file word sang bên trang tính excel mà không bị dính bất cứ một lỗi nào. Việc cần làm của bạn lúc này là chỉnh lại kích thước ô hiển thị sao cho đúng chuẩn tỉ lệ mong muốn là được.

Tên file chuyển Word sang Excel

Ngoài cách copy paste nội dung từ word sang excel thì có một cách làm cũng tương đối đơn giản được áp dụng khá nhiều. Đó chính là chuyển tên file từ đuôi DOC (Word) sang đuôi XLS (Excel).

Cách 1: Chuyển đổi file trên Web

Hiện tại trên mạng có rất nhiều những trang web cung cấp công cụ chuyển đổi từ file Word sang file Excel miễn phí. Bạn hoàn toàn có thể tận dụng nguồn lực không tính phí này để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của chính mình.

Chỉ với vài thao tác đơn giản và một vài tíc tắc chờ đợi, một file excel mới hoàn toàn đã được hình thành từ file word cũ. Thật kỳ diệu đúng không.

Cách 2: Thực hiện các thao tác thủ công

Bước 1: Bạn mở file word có chứa nội dung cần chuyển đổi. Trên giao diện file word bạn click vào FILE chọn SAVE AS rồi chọn tiếp BROWSE. Lúc này cửa sổ SAVE AS sẽ hiện lên để bạn chọn vị trí lưu file. Tại cửa sổ SAVE AS ở trong thanh công cụ SAVE AS TYPE bạn chọn “Plain Text” để định dạng cho file lưu rồi nhấn SAVE.

Chọn định dạng Plain Text
Chọn định dạng Plain Text

Bước 2: Trên màn hình sẽ có sự xuất hiện của cửa sổ “File Conversion”, tại đây bạn click chuột chọn Other Encoding rồi tiếp tục click vào Unicode (UTF-8) – Sử dụng trong trường hợp bị lỗi font. Sau đó bạn OK để tiến hành lưu file word với định dạng mới là Plain Text.

Cửa sổ File Conversion
Cửa sổ File Conversion

Bước 3: Bạn mở một trang tính mới excel lên rồi chọn DATA trên thanh công cụ và chọn From Text. Một cửa sổ Import Text File sẽ hiện ra và bạn chọn tên file vừa lưu dưới định dạng Plain Text. Sau đó bạn nhấn Import.

Công đoạn tại trang excel
Công đoạn tại trang excel

Bước 4: Ở giao diện Text Import Wizard – Step 1 of 3 thì bạn nhấn chọn Delimited (với trường hợp dữ liệu ở dạng bảng thì tích chọn My Data Has Headers) – chọn Next. Tại cửa sổ tiếp theo bạn sẽ lựa chọn định dạng rồi tiếp tục chọn Next.  Chọn định dạng dữ liệu trong cửa sổ cuối cùng rồi  Finish.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Bước cuối cùng của Text Import Wizard

Bước 8: Chọn vị trí mà bạn muốn đưa dữ liệu vào ở trong cửa sổ Import Data. Có hai lựa chọn là Existing Worksheet và lựa chọn New Worksheet. Cuối cùng bạn nhấn OK để hoàn tất chuyển dữ liệu.

Kết thúc chuyển dữ liệu

Nhìn chung với cách chuyển Word sang Excel được trình bày ở trên tương đối đơn giản và rất dễ để thực hành. Thông tin hướng dẫn trên chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình học tin học văn phòng.

1 COMMENT

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here