Bí kíp sử dụng hàm Query trong Google Sheet bạn nên biết

3
312

Google sheet hiện nay đang dần trở nên phổ biến trong cuộc sống. Mô phỏng phần mềm tính toán Excel, Google sheet cho phép người dùng sử dụng hoàn toàn miễn phí và bất cứ nơi đâu khi có kết nối Internet. Một trong những hàm hữu ích và sử dụng nhiều nhất của Google sheet phải kể đến chính là Query. Vì thế bài viết sau sẽ chia sẻ cho bạn tất tần tật bí kíp để sử dụng thành thạo hàm Query trong Google Sheet.

Giới thiệu hàm Query

Hàm Query là một dạng cấu trúc được lập trình sẵn có chức năng truy vấn dữ liệu từ các bảng tính khác nhau trong Google Sheet. Nếu sử dụng hàm Query đúng cách, người dùng có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc phải nhập hoặc tìm kiếm từng thông tin cần thiết có trong bảng tính này để nhập vào bảng tính khác. Các chức năng cơ bản của hàm Query trong Google Sheet bao gồm

  • Truy xuất dữ liệu thông qua lệnh Select.
  • Giúp truy xuất dữ liệu có kèm theo điều kiện.
  • Truy xuất dữ liệu có kèm theo điều kiện và cho phép sắp xếp kết quả .

Cấu trúc cơ bản của hàm Query trong Google Sheet

Một hàm Query trong Google Sheet cơ bản sẽ có cấu trúc như sau: =Query(dữ liệu;truy vấn;[tiêu đề]). 

Trong đó:

  • Dữ liệu: là vùng dữ liệu mà bạn muốn thực hiện truy vấn. Lưu ý mỗi cột trong vùng dữ liệu này chỉ được chứa giá trị boolean (nghĩa là chỉ có hai giá trị ví dụ như đúng/sai, 1 hoặc 0,…), giá trị số học (kể cả ngày tháng năm) hoặc là chuỗi. 

Nếu trong một cột có nhiều loại giá trị khác nhau, giá trị nào chiếm số nhiều sẽ được dùng làm kết quả trả truy xuất, các loại khác được mặc định là giá trị rỗng. Ngoài ra, trước khi chọn vùng dữ liệu từ trang tính khác, bạn cần chú ý kiểm tra quyền chia sẻ của trang đó đã được bật hay chưa.

  • Truy vấn: đây là phần câu lệnh cần thực hiện để truy vấn dữ liệu và được viết bằng ngôn ngữ truy vấn của API Google Visualization. Đặc biệt, câu lệnh phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản phù hợp.
  • Tiêu đề: đây là số hàng tiêu đề phía trên vùng dữ liệu. Lưu ý phần tiêu đề này không bắt buộc phải có trong cấu trúc của hàm Query. Tuy nhiên, nếu bỏ qua phần này, giá trị sẽ tự động hiểu dựa vào nội dung của vùng dữ liệu.

Các lệnh và mệnh đề dùng để truy vấn trong hàm Query

Để thuận tiện cho việc theo dõi cách sử dụng hàm Query trong Google Sheet, chúng ta hãy cùng tham khảo một vùng dữ liệu mẫu như sau:

Vùng dữ liệu mẫu để test hàm Query trong Google Sheet
Vùng dữ liệu mẫu để test hàm Query trong Google Sheet

Để truy vấn các thông tin trong vùng dữ liệu, tùy theo yêu cầu, chúng ta có thể dùng một trong các câu lệnh sau đây:

Lệnh Select với mệnh đề Where

Đây là cấu trúc lệnh truy vấn dữ liệu SQL (Structured Query Language) thường dùng nhất trong Google Sheet. Lệnh Select cho phép người dùng xác định cột hoặc dòng dữ liệu cần xuất. Trong khi đó, mệnh đề Where có chức năng thể hiện điều kiện để truy xuất dữ liệu. 

Ví dụ trong bảng dữ liệu trên, ta cần truy xuất thông tin Tên những nhân viên làm tại Phòng ban không phải là Eng và chức vụ là Senior. Cấu trúc hàm Query trong Google Sheet đầy đủ để truy vấn trong trường hợp này là:

 =QUERY(‘Vung du lieu mau’!$A$2:$H$7, “select A where (B<>’Eng’ and G=true)”)

Trong đó:

  • Vung du lieu mau’!$A$2:$H$7: vùng dữ liệu mẫu phạm vi từ ô A2 đến H7
  • select A: cho ra kết quả là giá trị cột A (trong trường hợp này là Tên)
  • where (B<>’Eng’ and G=true: với điều kiện cột B chứa giá trị không phải là Eng và G chứa giá trị là True.

Kết quả ta lọc được hai nhân viên tên Ben và Mike thỏa điều kiện.

Kết quả của lệnh Select mệnh đề Where
Kết quả của lệnh Select mệnh đề Where

Lệnh Select với mệnh đề Group by

Khi kết hợp lệnh Select với mệnh đề Group by của hàm Query trong Google Sheet, người dùng có thể sắp xếp thông tin từ vùng dữ liệu vào thành từng nhóm. Bên cạnh đó, cần chú ý mệnh đề Group by luôn luôn đứng sau Where trong câu lệnh Select.

Ví dụ chúng ta cần truy xuất tổng tiền lương theo từng Phòng ban trong bảng dữ liệu mẫu. Cú pháp cho lệnh này như sau:

=QUERY(‘Vung du lieu mau’!$A$2:$H$7, “select B, sum(D) group by B”)

Trong đó:

  • Vung du lieu mau’!$A$2:$H$7: vùng dữ liệu mẫu phạm vi từ ô A2 đến H7
  • select B sum(D): cho ra kết quả là giá trị cột B (trong trường hợp này là Phòng ban) và tổng tiền lương ở cột D
  • group by B: điều kiện để tính tổng tiền lương là phải cùng giá trị Phòng ban ở cột B.
Kết quả của lệnh Select và mệnh đề Group by
Kết quả của lệnh Select và mệnh đề Group by

Lệnh Select và mệnh đề Order by

Trong hàm Query, mệnh đề Order by được dùng để sắp xếp dữ liệu đã lọc theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Trong đó lệnh ASC được dùng để sắp xếp dữ liệu tăng dần còn DESC sắp xếp dữ liệu giảm dần. Tuy nhiên nếu trong cấu trúc hàm Query không chứa ASC hoặc DESC, hệ thống sẽ tự mặc định theo thứ tự tăng dần. Một lưu ý cần nhớ nữa đó là mệnh đề Order by luôn luôn đứng sau mệnh đề Group by trong câu lệnh Select.

Ví dụ, chúng ta cần truy xuất cột dữ liệu Phòng ban và giá trị tiền lương cao nhất của từng nhóm Phòng ban theo thứ tự tăng dần. Cú pháp hàm Query trong Google Sheet cho trường hợp này sẽ là:

=QUERY(‘Vung du lieu mau’!$A$2:$H$7, “select B, MAX(D) group by B order by MAX(D)”)

Trong đó:

  • Vung du lieu mau’!$A$2:$H$7: vùng dữ liệu mẫu phạm vi từ ô A2 đến H7
  • select B, MAX(D) group by B : cho ra kết quả là giá trị Phòng ban cột B và giá trị tiền lương cao nhất ở cột D theo từng nhóm Phòng ban.
  • order by MAX(D): sắp xếp kết quả theo thứ tự tăng dần của giá trị cao nhất trong cột D tiền lương.
Kết quả khi sử dụng mệnh đề Order by
Kết quả khi sử dụng mệnh đề Order by

Trên đây là một số lệnh cơ bản khi sử dụng hàm Query trong Google Sheet. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng và thuận tiện hơn khi sử dụng trang tính Google Sheet nhé. Chúc bạn thực hiện thành công!

3 COMMENTS

  1. Admin cho em hỏi sao em kết nối 2 sheet mà hình ảnh không chuyển sang được ạ

  2. Nhưng nếu mình muốn tổng hợp dữ liệu
    ở nhiều sheet trong một bảng tính sang một sheet ở bảng tính khác thì làm thế nào ạ?

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here