Bí kíp sử dụng hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel cực dễ

7
154

Excel là một ứng dụng văn phòng tuyệt vời và cực kỳ hữu ích, nhất là đối với nghề kế toán. Các nhóm hàm của Excel tuy đơn giản nhưng lại mang đến hiệu quả sử dụng rất lớn. Và hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel cũng có tính chất như vậy. Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn chưa biết áp dụng nhóm hàm này như thế nào. Bài viết sau sẽ chia sẻ giúp bạn cách để sử dụng hàm cắt chuỗi sao cho đơn giản và hiệu quả nhất.

Hàm cắt chuỗi có điều kiện là gì?

Hàm cắt chuỗi là một dạng công thức được mặc định sẵn có chức năng tách một chuỗi ký tự thành các phần tùy vào mục đích của người sử dụng. Các hàm cơ bản thường dùng nhất trong nhóm hàm cắt chuỗi có thể kể đến như hàm RIGHT, LEFT, MID, TRIM…

Mục đích sử dụng nhóm hàm cắt chuỗi

Trong cuộc sống, khi thao tác với các bảng dữ liệu, chắc chắn sẽ phát sinh rất nhiều trường hợp mà bạn cần sử dụng đến nhóm hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel. Một số mục đích sử dụng nhóm hàm này có thể kể đến như sau:

Tách riêng một ô chứa chuỗi ký tự thành từng ô khác nhau

Các bảng danh sách như thông tin nhân viên, khách hàng hoặc học viên,… thường yêu cầu bạn phải tách riêng Họ, Tên đệm, Tên từ một ô dữ liệu có chứa họ và tên đầy đủ của những người này.

Nếu bạn thực hiện nhập thủ công tên, họ, tên đệm vào từng ô cho cả danh sách hiển nhiên là rất mất thời gian và công sức. Chính vì thế, hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách vô cùng nhanh chóng và hiệu quả.

Tách họ và tên thành các phần khác nhau nhờ hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel
Tách họ và tên thành các phần khác nhau nhờ hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel

Xác định các ký tự cần lấy nằm trong một dãy nhiều ký tự khác nhau.

Là kế toán của công ty, sếp yêu cầu bạn phải thực hiện trả thưởng cho nhân viên dựa vào ký tự đặc biệt nào đó có trong dãy mã số nhân viên. Ví dụ ông A có mã số nhân viên ABCDGD, bà B có mã số nhân viên là ABCDNV và ông C là DEGHNV

Nếu hai ký tự cuối là GD mức thưởng là 1.000.000đ, NV mức thưởng là 500.000đ. Lúc này hàm cắt chuỗi sẽ giúp bạn xác định hai ký tự cuối trong dãy mã số nhân viên là gì để bạn dễ dàng hơn khi tiến hành chi trả thưởng cho ông A, bà B, và ông C.

Loại bỏ các ký tự không cần thiết

Trong quá trình nhập liệu, rất có thể xảy ra trường hợp người cung cấp thông tin gõ dư quá nhiều các ký tự không cần thiết như dấu trắng ( khoảng cách) ở đầu hoặc cuối họ và tên, số ký hiệu thứ tự nhân viên,…

Điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả tính toán cho toàn bộ danh sách. Kiểm tra và chỉnh sửa thủ công từng hạng mục lúc này là một việc vô cùng mất thời gian. Chính vì thế, hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel sẽ thay bạn thực hiện điều này mà không hề tốn quá nhiều thời gian và công sức.

Cách sử dụng các hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel

Trong nhóm hàm cắt chuỗi sẽ có rất nhiều loại hàm khác nhau. Nhưng được sử dụng nhiều và phổ biến nhất phải kể đến các hàm sau đây:

  • Hàm RIGHT: là hàm trong nhóm hàm cắt chuỗi có công dụng lấy các ký tự trong một dãy từ phải sang trái thành một phần riêng biệt. Cấu trúc: = RIGHT( chuỗi ký tự, số lượng ký tự cần lấy)
  • Hàm LEFT: Tương tự như hàm Right, hàm Left giúp người dùng tách các ký tự trong một dãy từ trái sang phải thành một phần riêng biệt. Cấu trúc: =LEFT( chuỗi ký tự, số lượng ký tự cần lấy)
  • Hàm MID: Cũng dùng để lấy một số ký tự nằm trong chuỗi, nhưng thay vì từ trái hay từ phải qua, hàm MID cho phép chúng ta lấy được những ký tự nằm ở giữa chuỗi lớn. Cấu trúc: =MID(chuỗi ký tự, vị trí bắt đầu lấy,số lượng ký tự cần lấy ra)
  • Hàm TRIM: Tuy không sử dụng để tách và xuất các ký tự trong chuỗi ra thành một ô riêng biệt, nhưng hàm TRIM lại cực kỳ hữu ích khi giúp người dùng loại bỏ những khoảng trắng không cần thiết ở đầu và cuối chuỗi ký tự. Điều này cực cần thiết trong các trường hợp cần tính toán số lượng ký tự trong một chuỗi mà không bao gồm khoảng trắng đầu và cuối. Cấu trúc: =TRIM(chuỗi ký tự)
Ví dụ cụ thể cho từng loại hàm cắt chuỗi thường dùng
Ví dụ cụ thể cho từng loại hàm cắt chuỗi thường dùng

Sử dụng hàm cắt chuỗi kết hợp các nhóm hàm khác

Cách thức sử dụng của nhóm hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel có thể nói là rất đơn giản. Tuy nhiên, nếu phải đếm số lượng ký tự cần lấy cho từng chuỗi khác nhau, sau đó mới áp dụng hàm cắt chuỗi cũng mất thời gian công sức ngang với việc thực hiện thủ công. Chính vì thế, chúng ta cần phải có sự kết hợp giữa nhóm hàm cắt chuỗi với các hàm khác có trong Excel để việc tính toán được nhanh chóng và hiệu quả.

Các hàm thường sử dụng kết hợp với nhóm hàm cắt chuỗi đó là hàm FIND hoặc SEARCH. Cả hai hàm này đều hỗ trợ tìm ra vị trí ký tự cần cắt. Nhưng hàm Find có phân biệt chữ hoa chữ thường và không tìm ký tự đặc biệt.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Do đó trong một vài trường hợp bạn nên dùng hàm Search để thay thế cho hàm Find. Thoạt nhìn có thể tương đối phức tạp, nhưng khi hiểu rõ, bạn sẽ nhận ra tính logic của việc kết hợp này và cảm thấy dễ dàng thực hiện hơn. Để dễ hình dung, mời bạn tham khảo ví dụ cụ thể như sau:

Dùng hàm Find để xác định vị trí ký tự cần lấy ở phần Họ
Dùng hàm Find để xác định vị trí ký tự cần lấy ở phần Họ

Có thể thấy, phần họ của mỗi tên trong danh sách này đều khác nhau về độ dài ký tự. Do đó nếu chỉ dùng hàm Left cơ bản thì không thể áp dụng cho toàn bộ danh sách. Vì thế, ta dùng Hàm Find xác định vị trí của khoảng trắng thứ nhất xuất hiện trong chuỗi. Sau đó trừ đi 1 sẽ cho ra kết quả là số ký tự cần lấy cho hàm Left.

Trên đây là những thông tin chi tiết về hàm cắt chuỗi có điều kiện trong Excel. Hy vọng bài chia sẻ này đã giúp bạn phần nào hiểu rõ hơn công dụng cũng như cách dùng của nhóm hàm này. Chúc bạn ứng dụng thành công vào trong thực tế!

7 COMMENTS

  1. Rất hay, giúp em thêm 1 câu hỏi là. Hàm char để xuống dòng, vậy có hàm nào để trở về ban đầu không ạ.

  2. Muốn so sánh dữ liệu số hiện có (lớn hơn hoặc nhỏ hơn) với dữ liệu số quy định thì dùng hàm gì vậy bạn ơi?

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here